調查資料保留時間表：原檔、工作副本與安全刪除
調查資料保留時間表應在收集前訂立，按原檔、工作副本、報告、通訊、財務和無關第三者資料分開設定觸發日期、保留理由、負責人與刪除方法。不是所有檔案一律保存七年，也不是結案便全部刪除。法律程序、投訴或保存指示出現時暫停例行刪除；需要結束後，再由授權人恢復時間表並留下處理紀錄。
調查資料保留時間表應在收集前訂立，按原檔、工作副本、報告、通訊、財務和無關第三者資料分開設定觸發日期、保留理由、負責人與刪除方法。不是所有檔案一律保存七年，也不是結案便全部刪除。法律程序、投訴或保存指示出現時暫停例行刪除；需要結束後，再由授權人恢復時間表並留下處理紀錄。
從資料清冊開始，不從一個年數開始
列出個案會產生甚麼：客戶提供原檔、現場影像、筆記、公開文件、證人資料、工作分析、報告、帳單、通訊、共享連結和臨時匯出。紙本筆記、記憶卡、錄音裝置和快遞交付也納入，不把清冊局限在雲端。每類寫用途、敏感度、系統位置和可存取角色。沒有清冊，時間表只會管到主資料夾，遺漏手機和雲端副本。
資料最小化要在入口執行。身份證、兒童、健康、住址和金融資料若與問題無關，就不應先收再打算日後刪。偵探社應向客戶說明必要欄位和安全途徑，拒絕整部電話備份式的無差別交付。
- 資料類型與原始用途
- 儲存系統和實際副本位置
- 資料擁有人及可存取角色
原檔、工作材料和交付件需要不同週期
原檔可能為覆核、法律或投訴保留較久；工作副本、轉碼、臨時截圖和重複下載在報告完成後通常較快失去用途；正式報告和財務紀錄又有各自需要。把它們放在同一資料夾用同一日期，容易不是過度保留便是過早刪除。
每類設定保留理由，而非只填年數。當理由不再存在，便不應因「將來可能有用」無限延長。資料擁有人離職或轉組時要正式移交，不讓期限提醒只留在個人日曆。若業務、法律或專業要求提供具體期限，由負責人記錄來源和覆核日期，不靠職員記憶。
觸發日期要能從系統找得到
保留期可由委託結束、報告最後交付、發票結清、投訴完結、未成年人達某階段或法律程序終結起算，視資料和用途而定。「案件完成」若沒有定義，系統無法自動計算，也會令不同職員各自判斷。
在個案登記寫觸發事件、日期來源、下一覆核日和負責人。系統提醒應交到角色或團隊，而非單一電郵，避免人員休假令到期清單失效。項目重開、用途改變或收到新投訴時，不要直接改舊日期；新增事件和理由，保留時間表演變。
- 每類資料有明確觸發事件
- 系統保存觸發日的來源
- 延長或重開有批准與理由
保存指示是一個暫停鍵，不是永久收藏理由
收到訴訟、警方、監管、投訴或律師保存指示時，識別受影響資料和保管者，暫停自動刪除、輪替和修改，通知相關人員。範圍只限可能相關內容，不必藉機凍結所有客戶資料。
定期向發出或管理指示的人確認是否仍有效。解除時記日期、批准和哪些資料回到原時間表；不要把暫停期間簡單當成重新起算全部年期。具體法律處理由律師指導。
保留期間的存取要隨工作結束收窄
調查進行中可能有現場、分析和管理人員存取；結案後通常只需指定保管和處理查詢者。撤銷外判、離職員工、臨時分享和個人裝置權限，開啟存取日誌和定期覆核，不因檔案仍需保留便讓整隊長期可見。
原檔、代號對照表和未遮蓋報告分開控制，披露副本另設到期。加密和備份不會代替權限管理；密鑰、復原帳戶和管理員本身也需受控。發現異常存取按事故流程處理。
- 結案撤銷項目和外判權限
- 完整版與披露版分開控制
- 存取日誌有定期覆核
備份和同步是刪除計劃最常漏的一層
主資料夾刪除後，檔案可能仍在手機下載、電郵附件、聊天程式、離線快取、雲端版本、外置碟和備份。清冊要列每層能否即時刪除、何時隨輪替消失，以及恢復備份後如何再次套用刪除清單。
外判服務和合作偵探社亦要回覆歸還、刪除和剩餘副本狀態。合約應要求其列出分判者、儲存地區、備份週期和結案證明，不能只口頭說「已處理」。若一方因法律或技術限制仍需保留，便記類別、理由、到期和可存取者。只關閉共享連結不等於刪除已下載檔。無法逐一移除的不可變備份，需以權限、隔離和到期輪替控制並記錄限制。
安全刪除要有方法、批准和驗證
到期清單先由資料擁有人覆核是否有保存指示、未結帳單、投訴或錯誤觸發，再批准刪除。按媒體和系統使用合適方法，紙張安全銷毀，裝置重用或棄置亦要處理儲存資料，不把敏感檔案放普通回收桶。
刪除紀錄列資料類別、期間、系統、方法、執行和覆核者、日期及例外，不需把已刪內容重新抄入證明。大批刪除前可設短暫受控待刪區供最後核對，但期限一到便執行，不能成為新的永久資料庫。抽查檔案是否仍可由常用搜尋和分享連結存取，發現殘留便更新流程。
- 到期前檢查保存指示與例外
- 按紙本、雲端和裝置選方法
- 刪除後驗證常用位置和連結
一封律師信要先翻成個案、日期和保管人清單
公司收到只寫「保存與客戶甲爭議有關資料」的律師信，偵探社不應自行把所有舊案凍結。由法律負責人確認涉事委託、日期範圍、人物、資料類別與實際保管人，再把每項指示送到控制該資料的人，記錄確認時間及哪個自動刪除規則已暫停。對「相關資料」邊界有疑問時列出具體例子向發信方澄清，避免前線調查員憑印象無限擴大。
若同一個案同時有民事索償和監管查詢，兩項保存依據要用不同編號管理；民事和解不代表另一項也可解除。保存期間新增查閱者須寫用途、批准人和期限，外部律師需要某份附件亦不等於可瀏覽整個個案庫。收到書面解除後，逐項核對還有沒有其他有效指示，再讓資料回到原來時間表並留下決定紀錄，不把解除日預設成全新保留期的起點。
每年用真實資料流測試時間表
抽選已結案個案，由收到客戶檔案一路追到報告、電郵、外判和備份，看清冊是否完整、期限有否觸發、權限是否撤銷和刪除能否驗證。只閱讀政策文件，找不到職員為方便另存桌面的實際偏差。
新工具、工作模式、法律意見和服務用途改變時更新時間表，記版本和生效日，培訓相關人員。結案時可向客戶列明已交付資料、仍保留類別、理由、預計到期及查詢途徑，不必披露內部安全細節。向客戶提供清楚而不誇大的保留說明；不能承諾即時抹除所有備份，也不能以保密為名永久保存。
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調查資料保留時間表常見問題
調查資料是否一律保存七年？
沒有一個適用所有資料和用途的單一年期。原檔、工作副本、報告和財務紀錄保留理由不同，亦受合約、法律程序和專業要求影響；應逐類記錄期限依據。
客戶要求立即刪除，可以直接全部處理嗎？
先核實身份、資料範圍、合約和是否有法律、投訴或保存需要。可刪部分按程序處理，不能刪部分則說明理由和預計期限；不要因一封訊息破壞必要原件。
刪除雲端資料夾是否代表所有副本消失？
不代表。還要考慮已下載檔、電郵、手機、同步、版本、外判和備份。時間表應記每層的刪除、驗證或輪替方式，並在恢復備份時再次套用已批准刪除。